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小瞿于2014年8月1日至上海一有限公司工作，负责招聘及办理员工招退工手续等工作。2015年5月，小瞿提交书面辞职报告并于同年6月底离职。同年7月，小瞿向上海市所在地劳动人事争议仲裁委员会申请仲裁，要求裁令公司支付2014年9月1日至2015年6月30日期间未签订劳动合同的双倍工资差额六万余元。公司在举证时发现，小瞿的劳动合同不在公司的人事档案之中。作为公司而言，目前却又拿不出曾与小瞿签订过劳动合同的其他证据。由于小瞿是之前曾负责公司人事工作中劳动合同的签订事宜，其中的缘由不言而喻。此时，公司突然意识到，在办理小瞿的社会保险手续时，可能还留存了《上海市单位招用从业人员备案名册》。经公司至所在地的就业促进中心查询，发现2015年2月，公司已为小瞿办理了招工手续。在提交的《上海市单位招用从业人员备案名册》上“劳动合同是否签订”处，勾选了“初签”，并填写劳动合同起止日期为2014年10月1日至2015年9月30日，“从事岗位或工种”处填写了“人事”。于是，公司将这份证据提交给了仲裁机构。
经审理，仲裁部门认为这张“薄薄”的《上海市单位招用从业人员备案名册》成为了一项关键证据。小瞿有关公司未与其签订劳动合同之陈述，与这项关键的证据存在矛盾。鉴于小瞿作为公司人事，本身负有劳动合同签订职责，现有证据亦不足以证明双方未在法律规定的期限内签订劳动合同系公司过错所致，故对上海PZ有限公司的不支付双倍工资差额的请求，仲裁部门予以了支持。
一、小小用工备案名册，不能忽视办理。
根据《就业服务与就业管理规定》第六十二条规定：“劳动者被用人单位招用的，由用人单位为劳动者办理就业登记。用人单位招用劳动者和与劳动者终止或者解除劳动关系，应当到当地公共就业服务机构备案，为劳动者办理就业登记手续。用人单位招用人员后，应当于录用之日起30日内办理登记手续；用人单位与职工终止或者解除劳动关系后，应当于15日内办理登记手续。”
本市早在2007年即颁布实施的《关于进一步加强本市劳动用工备案工作的意见》，文件中明确：“本市用人单位招用劳动者应当按规定进行劳动用工备案，劳动用工备案的信息包括用人单位名称、经济类型、组织机构代码、招用员工的人数、姓名、性别、公民身份证号码、与职工签订劳动合同的起止时间、终止或解除劳动合同的情况等各项内容。单位招用本市户籍劳动者可到单位注册地或经营所在地的区、县公共职业介绍所办理劳动用工备案手续，也可以在上海劳动保障服务网上直接办理。单位招用外省市户籍的劳动者可到生产经营所在地的区、县外来从业人员就业服务窗口办理劳动用工备案手续。”同年颁布实施的《关于进一步做好劳动用工备案手续的补充意见》，更对劳动用工备案做出了细致的操作规范：“本市行政区域内的企业、个体经济组织以及国家机关、事业单位、社会团体等用人单位招用本市各类劳动者应自招用之日起30日内，向用人单位注册地或经营所在地的区县劳动保障部门所属的就业服务机构办妥招工备案手续。用人单位办理招工备案手续时，应填写一式三联的《上海市单位招用从业人员备案名册》。”
二、外来从业人员本市初次就业登记的，需要初始化信息采集用人单位招用非本市户籍外来从业人员的，也应当自招用之日起30日内办妥招工登记备案手续。用人单位应携带以下材料及时前往注册或经营所在地的区县外来人员就业管理部门为其办理招工登记手续：1、用人单位招用的非本市户籍外来从业人员未进行过个人信息采集的，须携带以下材料先办理个人基本信息初始化登记手续：（1）正确填写的《个人基本信息采集（变更）表》，并粘贴外来从业人员有效身份证复印件。（2）贴上照片的《照片扫描专用表》。
2、用人单位招用的非本市户籍外来从业人员已进行过个人信息采集的，须正确填写的《招工备案登记表（外来从业人员）》（劳务派遣单位需填写《劳务派遣单位招工备案登记表（外来从业人员）》）。
办理成功之后，单位即可在自助经办平台上办理就业登记手续。此外，用人单位若需要含有电子审核印章的《外劳招工登记表》、《外劳退工登记表》及《外劳招退工登记情况》，应当通过在线打印进行操作。单位下载表单到本地电脑后再进行打印的，不再保留电子章。 这项小小的劳动用工备案手续，这张薄薄的《上海市单位招用从业人员备案名册》，往往容易被用人单位所忽视。殊不知这个手续被忽视，很有可能导致劳动者的劳动保障权益受到侵害。因此，用人单位应当在和劳动者签订劳动合同之后，及时到单位缴纳社会保险所在区的就业促进中心等就业管理部门办理就业登记备案手续；或者在规定时间内利用“法人一证通”自助经办平台自行办理就业登记。而未及时办理就业登记的，不仅劳动者的切身利益会受损，用人单位也可能面临行政处罚。
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